Hallo,
grundsätzlich kann man hierfür Abwesenheitszeiten im Kalender definieren, sogenannte Kalenderausnahmen, oder Sonderprojekte anlegen, die diese nichtprojektbezogenen Zeiten aufnehmen. Generell empfehlen wir den Weg mit Sonderprojekten. Im Einzelfall kann die Verwendung von Kalenderausnahmen jedoch sinnvoller sein.
Die Vor- und Nachteil beschreiben wir in unserem Buch im Kapitel 9 in den Abschnitten "Sonderprojekte" und "Administrative Zeiten" ausführlich:
http://www.amazon.de/Microsoft-Office-Project-2007-CD-ROM/dp/3866454104/holertcom
Viele Grüße
Renke Holert