Termine oder Aufgaben, die von Allocatus angelegt werden, haben immer die Kategorie Allocatus. Zudem wird im Notizfeld des Outlook- bzw. Notes-Elements der Projekt- und Ressourcenname, der Link zum Project Web Access und ggf. der Inhalt des Notizfeldes des Project-Vorgangs gezeigt.
Je nach Wunsch, kann auch der Frei-/Gebucht-Status der Allocatus Termine gezielt gesetzt werden, sodass auf diese Art und Weise eine Unterscheidung möglich ist. Allocatus selbst erkennt die Termine anhand eines Schlüssels (GUID).
Tipp: Sie können Allocatus-Termine in Outlook farblich anders darstellen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Öffnen Sie den Outlook Kalender mit Tages-/Wochen-/Monatsansicht
- Wählen Sie im Menü Bearbeiten den Eintrag Autom. Formatierung
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen
- Geben Sie im Feld Name z.B. Allocatus ein
- Wählen Sie im Feld Beschriftung eine Beschriftung mit der Farbe Ihrer Wahl, z.B. Geschäftlich (Blau)
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingung
- Klicken Sie auf das Register Weitere Optionen.
- Geben Sie im Feld Kategorien Allocatus ein.
- Schließen Sie beide geöffneten Dialogfelder mit OK.
Hinweis: In Outlook 2007 werden Termine standardmäßig anhand der Kategorie farbig darstellt.