Renke Holert

Project und Project Server 2007 Infrastructure Update

renke.holert — Wed, 16 Jul 2008 09:08:00 GMT

Microsoft hat soeben das erste größere, öffentliche Update nach dem SP1 für MS Project, Project Server 2007 (MOPS), Window SharePoint Services 3.0 (WSS) und den SharePoint Server 2007 (MOSS) herausgegeben. Dieses enthält u.a. Verbesserung in den folgenden Bereichen:

Microsoft Office Project Server 2007

Stabilitäts- und Ergonomieverbesserungen bei den Arbeitszeittabellen und dem Bereich Meine Aufgaben
Verbesserung beim Warteschlangenmanagment
Verbesserung bei der Fehlerprotokollierung
Leistungsverbesserungen, u.a. bei der Cubeerstellung sowie beim Speichern und Veröffentlichen
Fehlerbereinigung bei den Migrationsroutinen

Microsoft Office Project 2007

Fehlerkorrektur bei der Berechnung von Kostenressourcen
Bessere Stabilität bei benutzerdefinierten Feldern
Optimierung des lokalen Caches
Korrekturen beim Excel Import

Project 2007

http://support.microsoft.com/kb/951547

Windows SharePoint Services 3.0 (Voraussetzung für Project Server Update)

http://support.microsoft.com/kb/953749

Project Server 2007 (Bestandteil des Office Servers Infrastructure Updates)

http://support.microsoft.com/kb/951297

Beschreibung einer Microsoft Office Project und Project Server-Umgebung

renke.holert — Wed, 09 Jul 2008 07:06:00 GMT

Um die Unterstützung durch uns und Microsoft zu erleichtern, schlagen wir folgende Beschreibung von Fragen zum Verhalten von MS Project vor:

Konfiguration
Auf welchen Maschinen sind welche Komponenten installiert
- Project Server Dienste
- IIS
- SQL Server Dienste
Version von MS Project/Project Server
- 2000, 2002, 2003 oder 2007?
- Service Pack/Hotfix
Problembeschreibung
- Was ist das aktuelle Problem?
- Welches Ergebnis wird erwartet?
- Was passiert tatsächlich?
Fehlermeldung
- Fehlermeldungen
- Event Logs
- ULS Logs, etc.
Repro
- Was sind die Schritte, um das Verhalten zu reproduzieren?
- Passiert das immer? Für jeden Benutzer?
Auswirkungen
- Wie viele Benutzer sind betroffen?
- Was sind die Folgen?

Technorati Profile

Project Server 2007 Zugriffslizenzen Sonderkonditionen ab 500 Benutzer

renke.holert — Tue, 15 Apr 2008 18:22:05 GMT

Für einen begrenzten Zeitraum, vom 1. März bis 31. August 2008, haben Select License- und Enterprise Agreement-Kunden die Möglichkeit, Project Server 2007 CAL mit Software Assurance zu sehr günstigen Konditionen zu erwerben.

Voraussetzung für die Nutzung des Angebots ist es, dass mindestens 500 Project Server CALs in einer einzelnen Bestellung erworben werden. Der Project Server muss separat erworben werden. Bei Interesse stellen wir gerne den Kontakt zu unserem Lizenzpartner her.

Project Server 2007 Produktpflege April 2008

renke.holert — Tue, 15 Apr 2008 18:09:00 GMT

Nachdem das Service Pack 1 (SP1) im Dezember 2007 die Leistung und Zuverlässigkeit von Project Server 2007 auf den Stand von August 2007 angehoben hat, ging die Produktpflege bei Microsoft in Redmond kontinuierlich weiter. Nach den monatlichen Aktualisierungen im Januar, Februar und März ist letzte Woche die April Version freigegeben worden.

Wichtige Verbesserungen stammen u.a. aus folgenden Bereichen:

Meine Aufgaben: Fehlermeldungen (Webpart Fehler) sowie falsche und fehlende Werte
Vorgangsaktualisierungen: Übernahme von Stundenrückmeldungen, Darstellung des Datumsformats
SharePoint: Berechtigungen bei den Projektarbeitsbereichen

Die Übersicht über alle Verbesserungen seit dem SP1 sind beschrieben unter:

http://support.microsoft.com/kb/941657 (01/2008)
http://support.microsoft.com/kb/949398 (02/2008)
http://support.microsoft.com/kb/950284 (03/2008)
http://support.microsoft.com/kb/950816 (04/2008)

Das neueste kumulative Post SP1 Hotfix Package können Sie z.B. unter folgenden Adresse bestellen:

http://support.microsoft.com/oas/default.aspx?&c1=505&gprid=11388

Hinweis: Wenn Sie Programmfehler oder Aktualisierungen bei Microsoft bestellen, bekommen Sie die Kosten hierfür gutgeschrieben bzw. erhalten die Software direkt kostenfrei.

Project und Project Server 2007 SP1 verfügbar

renke.holert — Wed, 05 Dec 2007 14:29:00 GMT

Seit heute ist das Service Pack 1 für das gesamte Office 2007 System verfügbar. Dies ist auch die Grundlage für das kurz darauffolgende Roll-up Package für Project 2007, das alle seit dem August erstellten Hotfixes enthalten wird.

Microsoft Office Project 2007 Service Pack 1
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=cec3e1e2-d802-4a03-bc78-05c48472559b

Microsoft Office Project Server 2007 Service Pack 1 (als Bestandteil des Office Server 2007 SP1)
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=ad59175c-ad6a-4027-8c2f-db25322f791b

Windows SharePoint Services 3.0 Service Pack 1 (Voraussetzung für das Project Server 2007 SP1)
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=4191a531-a2e9-45e4-b71e-5b0b17108bd2

Kostenlose Infotage zu MS Project und Allocatus

renke.holert — Wed, 19 Sep 2007 06:27:00 GMT

Wir veranstalten am 06.11.07 in Bremen und am 08.11.2007 in München kostenlosen Infotage. Sehen Sie live, wie Sie unternehmensweit Ihre Projekte und Ressourcen mit Microsoft Office Project, Microsoft Office Project Server, Microsoft Office Portfolio Server, Windows SharePoint Services, Microsoft Office Outlook und Lotus Notes managen können.

16:30 - 17:00 Uhr	Empfang und Registrierung
17:00 - 18:15 Uhr	Projektmanagement im Zusammenspiel zwischen Projektleiter und Projektmitarbeiter
	Basierend auf den Standardprojektmanagementprozessen nach dem Projektmanagement Institutes (PMI) zeigen wir Ihnen analog zu unserem Buch die u.a. Projektplanung und Einsatzplanung mit Project und Project Server Management von Abhängigkeiten zwischen Projekten Zeiterfassung und Fortschrittsverfolgung über Web Access, Outlook und Lotus Notes Management der Projektdokumentation und Verfolgung offener Punkte mit SharePoint
18:30 - 19:45 Uhr	Ressourcenmanagement und Multiprojektmanagement aus Sicht von Linienverantwortlichen und der Unternehmensleitung
	Management der Ressourcenauslastung und von Abwesenheiten mit Project Server Management von Projektanträgen mit SharePoint und Portfolio Server Übergreifendes Projektcontrolling mit Project Web Access und Excel Projektportfolio- und Programmmanagement mit Portfolio Server
ab 19:45 Uhr	Erfahrungsaustausch in lockerer Runde
	Anwenderberichte/Tipps & Tricks Anwendergruppe und Online-Foren

Anmeldung unter:

http://tinyurl.com/353ay8

Project und Project Server 2003 Service Pack 3 verfügbar

renke.holert — Wed, 19 Sep 2007 05:43:00 GMT

Mit einer Reihe von Fehlerbehebungen ist nun das SP3 für Project und Project Server verfügbar. Zu den wichtigsten Verbesserungen gehören die Maßnahmen zur Verhinderung von Inkonsistenzen zwischen Project und Project Server. Zudem kann der Project 2003 jetzt Dateien von Project 2007 lesen. Sie können das Service Pack 3 unter folgenden Adressen herunterladen:

Project 2003 Service Pack 3 (SP3)
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=fcc0627b-2c58-4a70-b808-4d7a1b26535e

Project Server 2003 Service Pack 3 (SP3)
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=c5269419-034f-458d-9255-de6c9f2a6f28

Project Server 2003 Service Pack 3 (SP3) for Multilingual User Interface Pack (MUI)
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=307c1815-1ca8-4df1-81f8-6e20495e30af

Project 2003 Service Pack 3 (SP3) for Multilingual User Interface Pack (MUI)
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=8425c033-934f-4355-9636-7fd9583f8e63

Vereinfachen Sie mit dem Feld "Stichtag" die Planung in MS Project

renke.holert — Mon, 02 Jul 2007 06:09:00 GMT

Microsoft Office Project wird oft als komplex wahrgenommen. Meistens liegt das daran, dass die Planung zu kompliziert umgesetzt wird. Dieser Tipp beschreibt, wie Sie durch Verwendung des Felds "Stichtag" statt des Felds "Ende" Ihre Planung vereinfachen können.

Bis wann wird es fertig und was kostet es?

In vielen Fällen wird ein Gespräch zwischen dem Projektleiter und dem Projektmitarbeiter auf zwei Fragen hinauslaufen. Zum einen ist das die Frage nach den Kosten, die z.B. mit Aufwand in Personentagen beantwortet wird – in Project also als "Arbeit". Die zweite Frage zielt auf den geschätzten Fertigstellungszeitpunkt. Der wird häufig mit dem Feld "Ende" in Project gleichgesetzt.

Der Anfang vom Ende

In Kenntnis dieser beiden Größen, beginnt der Projektleiter die Planung. Er legt einen neuen Vorgang an und ordnet diesem Vorgang die Ressource, d.h. den Mitarbeiter zu. Danach ermittelt er mit Project den Anfangstermin und gibt Arbeit und Ende ein. Mitunter entsteht daraufhin die erste Verwirrung, wenn Project in Abhängigkeit von der Vorgangsart, der Formel "Arbeit=Einheiten*Dauer" und weiteren in der Software unveränderbar einprogrammierten Regeln das eine oder andere Feld neu berechnet. Zum Beispiel wird bei Standardeinstellungen der Anfangstermin neu berechnet und der Vorgang bekommt eine Termineinschränkung "Ende nicht früher als".

Mit etwas Lektüre der einschlägigen Literatur scheint dann die Lösung darin gefunden, dass die Vorgangsart auf "Feste Dauer" festgelegt wird. Dann bleiben zumindest Anfang und Ende konstant, wenn man das Feld "Arbeit" verändert. Die weitere Erfahrung lehrt jedoch, dass als Nebeneffekt nicht mehr klar erkennbar ist, wann ein Mitarbeiter tatsächlich an dem Vorgang arbeitet, da die Zuordnung bei der Vorgangsart "Feste Dauer" prozentual erfolgt. Falls der Mitarbeiter z.B. mehreren Vorgängen mit jeweils einem bestimmten prozentualen Anteil zugeordnet ist, wird er die Frage nach dem Fortschritt in den meisten Fällen mit "Ich arbeite an allen Vorgängen" beantworten. Eine wirksame Fortschrittsverfolgung ist somit nicht mehr möglich und verzögerte Vorgänge werden möglicherweise zu spät erkannt.

Die prozentuale Zuordnung hat darüber hinaus den Nachteil, dass sich der Aufwand für einen Kapazitätsabgleich erhöht. Da der automatische Kapazitätsabgleich die prozentuale Zuordnung einer Ressource an einem Vorgang nicht anpassen kann, ordnet er die Vorgänge, die die maximalen Einheiten der Ressource überschreiten, immer nacheinander an. Wenn die Ressource z.B. dem Vorgang 1 mit 50% und dem Vorgang 2 mit 51% zugeordnet ist, wird beim automatischen Kapazitätsabgleich der zweite Vorgang so verschoben, dass er erst nach dem ersten beginnt. Die Ressource wäre also nur teilweise ausgelastet. Es bleibt somit nur ein manueller Kapazitätsabgleich, in dem die Zuordnung z.B. in der Ansicht "Vorgang: Einsatz" auf den Tag genau angepasst wird.

Gib mir eine Deadline

Die Lösung liegt darin, nicht das Feld "Ende" zu verwenden, sondern das Feld "Stichtag" (engl. "Deadline"). Dieses Feld wird nicht berechnet, sondern kann vom Projektleiter manuell eingegeben werden. Es wird von Project nicht verändert [...]

Lesen Sie die vollständige Version dieses Tipps im Projektmagazin.de.

Rückmeldung mit Allocatus

admin — Tue, 05 Jun 2007 11:09:00 GMT

Das Add-On Allocatus überträgt Vorgänge als Termine oder Aufgaben in den Kalender bzw. die Aufgabenliste von Outlook oder Lotus Notes. D.h. der Projektmitarbeiter braucht nicht auf Project Web Access zuzugreifen, sondern kann in seiner vertrauten Umgebung auf Planungsdaten aus Project zugreifen und durch Bearbeiten des Termins bzw. der Aufgabe den Fortschritt und Aufwand zurückmelden. Die Lösung integriert sich nahtlos in Project 2007 und Project Server 2007.

Plan erstellt, gedruckt und nicht mehr aktualisiert

Häufig werden Projektpläne in einer frühen Phase des Projektes detailliert ausgeplant, jedoch im Verlauf des Projektes nur unzureichend aktualisiert. Die Erfassung von Projektzeiten läuft in vielen Fällen nur auf Projektebene separat und somit unabhängig von der Fortschrittserfassung. Die Folge ist ein unzureichender Überblick über den Status des Projektes, da die Datenbasis für wirksame Überwachungsmethoden wie die Ermittlung des Fertigstellungswertes (Earned Value Management) fehlt.

Dadurch, dass der Fortschritt und der Aufwand nicht auf Vorgangsebene erfasst werden, wird der Projektverlauf nicht detailliert dokumentiert, wodurch Erfahrungswerte für die bessere Planung zukünftiger, ähnlich gelagerter Projekte verloren gehen.

Der aktuelle Stand der Planung wird häufig nicht zeitnah und aussagekräftig an die einzelnen Projektmitarbeiter in übersichtlicher Form verteilt. Dadurch werden Terminüberschneidungen mit anderen Projekten bzw. Abwesenheitszeiten spät erkannt. Der Effekt verstärkt sich, wenn das Projektgeschäft durch eine hohe Frequenz an Änderungen geprägt ist.

In Kombination mit unzureichenden Aktualisierungen reduziert sich die Qualität der Planungsinformationen, sodass die Akzeptanz des Planungssystems bei den Beteiligten sinkt. In der Folge arbeiten die Projektmitarbeiter u.U. die Vorgänge nicht mehr anhand der aktuellen Prioritäten ab.

Akzeptanz der Standardfunktionen weiter verbessern

Häufige Gründe hierfür sind neben ungeeigneter Planungsstrukturierung und unzureichender Projektverfolgung auch nicht ausreichend einfach zu bedienende Werkzeuge. Neben allen Vorteilen, die Project Web Access in den Bereichen Meine Aufgaben und Meine Arbeitszeittabellen mit sich bringt, erfordert die Benutzung stets den Aufruf des Internet Explorers. Zudem ist für den Projektmitarbeiter nur bedingt erkennbar, wofür er an einem konkreten Tag mit welchem Aufwand eingeplant ist. Es fehlt eine ausreichend aussagekräftige Darstellung der Vorgänge in der vertrauten Arbeitsumgebung z.B. des Kalenders von Lotus Notes bzw. Outlook.

Auch für die Rückmeldung ist der Aufruf des Internet Explorers mit der korrekten Adresse nötig. Es muss der passende Vorgang gesucht werden, was je nach Umfang der Beteiligung an verschiedenen Vorgängen und Projekten Zeit kostet. Nach der Eingabe von Ist- und Rest-Aufwand (Aktuelle bzw. Verbleibende Arbeit) erfordert die Überprüfung der Eingabe z.B. der Vergleich mit der Präsenzzeit weitere Kopfarbeit, bevor dann in einem oder mehreren Schritten die Rückmeldung an den Projektleiter und ggf. Arbeitszeittabellen-Manager abgeschickt werden kann.

Allocatus vereinfacht die Planung und Steuerung

Allocatus kann die Kommunikation zwischen den Projektleitern und Projektmitarbeitern in den Planungs- sowie Überwachungs- und Steuerungsprozessen deutlich vereinfachen. Allocatus kann gemäß Definition vom Project Management Institute (PMI) dabei u.a. die Prozesse Ressourcenbedarfsschätzung, Entwicklung des Terminplans, Informationsverteilung und Fortschrittsberichtswesen unterstützen.

Für die Ressourcenbedarfsschätzung auf Vorgangsebene (6.3 Activity Resource Estimating) wird als Eingangswert die Ressourcenverfügbarkeit (6.3.1.5 Resource Availability) benötigt. Diese wird durch die Verplanung in anderen Projekten sowie Abwesenheitszeiten und anderen nicht projektbezogenen Zeiten bestimmt. Mit Allocatus wird die Ressourcenverfügbarkeit in Project automatisch bei Änderung von bestehenden Terminen im Kalender angepasst. Zudem können neue eingetragene Termine u.a. bestehenden Vorgängen zugeordnet werden, sodass sich die Verfügbarkeit entsprechend reduziert.

Der Mitarbeiter kann nach Durchführung einer Bottom-up-Schätzung (6.3.2.5 Bottoum-up Estimating) das Ergebnis durch Anpassung der Termine im Kalender ausdrücken und somit den Ressourcenbedarf an den Projektleiter zurückmelden.

Durch die automatische Aktualisierung der Ressourcenkalender können im Prozess Entwicklung des Terminplans (6.5. Schedule Development) Überlastungen leicht erkannt und ausgeglichen werden.
Der Projektleiter kann im Prozesses Informationsverteilung (10.2 Information Distribution) durch Veröffentlichen des Projektplans alle Vorgänge als Termine oder Aufgaben in die Kalender bzw. die Aufgabenliste der Mitarbeiter eintragen. Die Projektmitarbeiter haben damit ohne eigenes Zutun immer Zugriff auf den aktuellen Stand der Planung, sei es auf dem PC oder einem mobilen Gerät.
Die Projektmitarbeiter liefern für den Prozess Fortschrittsberichtswesen (10.3 Performance Reporting) durch das Anpassen ihres Kalender bzw. ihrer Aufgabenliste die Informationen für die Zeiterfassung inkl. der Schätzung des Restaufwands. Neben dem Ist-Aufwand lässt sich aus diesen Informationen auch der Fortschritt ableiten, der dem Projektleiter z.B. durch die Berechung des Fertigstellungswertes (Earned Value Management) per Mausklick stets aktuelle Fortschrittsberichte (10.3.3.1 Performance Reports) liefert.

Funktionsweise von Allocatus

Allocatus trägt Vorgänge nach Veröffentlichung durch den Projektleiter in Form von ganztätigen Ereignissen als Termine entsprechend der in Project berechneten Arbeit oder als Aufgaben in Lotus Notes, Outlook oder direkt in das Postfach im Exchange Server ein. Änderungen durch den Mitarbeiter können verworfen werden, sodass der Mitarbeiter stets den Stand aus Project sieht und Änderungswünsche außerhalb des elektronischen Weges eskalieren muss. Im »WriteBack«-Modus werden Änderungen automatisch zurück nach Project übertragen, auf Wunsch nach Genehmigung durch den Projektleiter.

Abbildung 13.23: Rückmeldung von Ist-Aufwand im Outlook-Kalender

Wenn Vorgänge als Termine erstellt werden, erscheinen die Vorgänge im Kalender aufgeteilt nach der tatsächlich verplanten Arbeit (berechnete Arbeit aus Project), sodass der Mitarbeiter genau den Aufwand erkennen kann und somit Überplanungen leicht aufgedeckt werden können.

Abbildung 13.24: Rückmeldung von Rest-Aufwand im Outlook-Kalender

Löscht, verschiebt oder dupliziert der Mitarbeiter einen Termin, wird die Änderung entsprechen der Dauer des Termins und der Lage des Termins als Ist-Aufwand oder Rest-Aufwand nach Project übermittelt. Termine in der Vergangenheit (gestern oder früher) werden dabei als Ist-Aufwand (Aktuelle Arbeit) und Termine in der Zukunft (heute oder später) als Rest-Aufwand (Verbleibende Arbeit) zurück übermittelt. Da zusätzliche Termine durch Duplizierung leicht erzeugt werden können, ist eine manuelle Zuordnung zu Vorgängen aus Project in der Regel nicht erforderlich. Duplikate kann man in durch Kopieren und Einfügen oder in Outlook per Drag & Drop mit gedrückter (Strg)-Taste besonders schnell erzeugen. Darüber hinaus können auch neue Termine über eine zusätzliche Schaltfläche (Link to Project) manuell auf Vorgänge in Project gebucht werden.

Allocatus integriert sich nahtlos in Project. Bei Verwendung des Project Servers werden die Rückmeldungen in den Bereich Meine Aufgaben automatisch übertragen. Optional kann der Ist-Aufwand auch in die jeweilige Arbeitzeittabelle übertragen werden.

Termine und Aufgaben können in Outlook, im Outlook Web Access oder auf einem Pocket PC oder Smartphone eingesehen und bearbeitet werden. Gleiches gilt für Lotus Notes, dem zugehörigen Web Access und mobilen Geräten wie z.B. BlackBerry.

Architektur und Voraussetzungen von Allocatus

Der Kernbestandteil von Allocatus ist der Allocatus Server. Je nach Wunsch kann dieser Daten direkt zwischen Project Server und Exchange Server abgleichen. Ergänzend kann der Allocatus Client eingesetzt werden, der u.a. die Daten direkt mit Outlook oder Lotus Notes ebenfalls bidirektional austauscht.

Abbildung 13.25: Allocatus-Architektur

Bessere und schnellere Information mit weniger Aufwand

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die Vorteile des Einsatzes von Allocatus für Lotus Notes und Outlook-Anwender sowie die Vorteile gegenüber dem Standard-Add-In von Project Server.

Bessere Information

Jeder Projektbeteiligte sieht stets die aktuellen für ihn relevanten Termine in seinem Kalender
Planung aus Project wird grafisch im Kalender visualisiert
Änderungen werden protokolliert
Termine sind auch auf mobilen Geräten wie z.B. Mobiltelefon (Nokia u.a.), Pocket PC, PalmPilot, iPhone, BlackBerry sichtbar
Termine sind auch offline einsehbar, auch Zeiterfassung ist offline möglich
Mitarbeitereinsatz auch über Outlook-Teamkalender aussagekräftig visualisierbar

Zeitersparnis

Aufwand für manuelles Eintragen von Terminen in den Kalender entfällt
Schneller Zugriff auf die geplanten Termine (Outlook besser als PWA)
Planung wird automatisch zur Rückmeldung
Ohnehin in Outlook geplante Abwesenheitszeiten können per Mausklick an den Projektleiter gesendet werden
Änderungen können durch Anpassen, Löschen, Duplizieren von Terminen ausgedrückt werden
Schnelle Plausibilitätsprüfung, ob die zurückgemeldete Zeit der Anwesenheit entspricht

Fehler werden vermieden

Überlastung der Mitarbeiter durch Mehrfachverplanung von Projektleitern wird sofort sichtbar
Bereits bei der Planung von Abwesenheitszeiten können Konflikte erkannt werden
Fehler durch manuelle Übertragung werden vermieden

Kostenreduktion

Kosten für Planung und Rückmeldung reduzieren sich aufgrund der Zeitersparnis
Bessere Nutzung der vorhandenen Infrastruktur
Geringerer Schulungsaufwand im Vergleich zum PWA

Vorteile für Outlook Anwender sind speziell gegenüber dem mitgelieferten Add-In des Project Servers u.a.:

Vorgänge werden einheitlich dargestellt
Termine werden aufgeteilt nach Arbeitszeiten
Änderungen werden protokolliert
Lage der Termine wird als Ist- bzw. Rest-Arbeit interpretiert
Abwesenheitszeiten können aus Outlook geplant werden
Vom Projektleiter gelöschte Vorgänge werden auch aus Outlook entfernt
Gesamtsumme der Arbeit pro Tag erkennbar
Terminüberschneidungen erkennbar
Keine Client-Installation erforderlich bei Verwendung der Exchange-Option