Wenn Projekte von der ursprünglichen Planung abweichen, kann das verschiedene Ursachen haben. Eine davon ist, dass Ressourcenengpässe zu spät erkannt werden. Stehen die benötigten Ressourcen während des Projekts nicht in ausreichender Menge und mit der erforderlichen Qualifikation zur Verfügung, muss umgeplant werden. Das erfordert zusätzlichen Aufwand und steigert unter Umständen die Kosten z.B. durch Überstunden oder kurzfristig engagierte, teurere Ressourcen. Lässt sich ggf. der Terminplan trotzdem nicht mehr einhalten, werden mitunter Kunden unzufrieden oder es drohen gar Vertragsstrafen.

Um Ressourcenengpässe frühzeitig zu erkennen oder nach Möglichkeit ganz zu verhindern, ist zusätzlicher Aufwand bei der Planung erforderlich: Der Projektleiter muss Ressourcenbedarf und ‑verfügbarkeit verlässlich ermitteln und die entsprechenden Vereinbarungen zur Ressourcenbuchung passend treffen und überprüfen. Der Einsatz von Projektmanagement-Software wie Microsoft Project verringert dabei den Aufwand für die Planung – allerdings nur, wenn die zur Ressourcenplanung notwendigen Prozesse in dem Werkzeug zweckmäßig umgesetzt werden.

Dieser Beitrag beschreibt, auf was Sie achten müssen, um eine realistische Ressourcenplanung zu erstellen und zeigt, wie Sie Microsoft Project effizient einsetzen, um den Planungsaufwand gering zu halten.

Um Bereiche für mögliche Verbesserungen aufzuzeigen, werde ich nacheinander die vier folgenden Fragestellungen beleuchten:

• Wurde der Ressourcenbedarf realistisch geschätzt?
• Wurde die Ressourcenverfügbarkeit realistisch ermittelt?
• Wurden passende Vereinbarungen getroffen?
• Halten sich alle Beteiligten an die Vereinbarungen?

Zu jeder Fragestellung werde ich die typischen Problembereiche im organisatorischen Bereich und in der Umsetzung mit Microsoft Project benennen und Lösungsansätze dazu aufzeigen.

Wurde der Ressourcenbedarf realistisch geschätzt?

Die wichtigste Voraussetzung, um Ressourcen für die Projektdurchführung buchen zu können, ist eine realistische Schätzung des Ressourcenbedarfs. Wie können Sie dies sicherstellen? Und welche Fehler gilt es bei der Umsetzung der Ergebnisse der Schätzung in Microsoft Project zu vermeiden?

Ausreichend Zeit für die Schätzung einplanen

Eine häufige Ursache für die Fehleinschätzung des Ressourcenbedarfs liegt darin, dass dafür nicht genügend Zeit aufgewendet wird. Oft ist die Bereitschaft vom Auftraggeber gering, für ein Angebot oder eine erste Entscheidung Zeit (und damit Kosten) zu investieren, um eine realistische Aufwandschätzung zu erstellen. Oder es wird angenommen, dass die für eine Schätzung benötigte Zeit den Start des Projekts und damit dessen Fertigstellung verzögert. Das ist jedoch nicht der Fall, da es sich ja schon um planerische Tätigkeiten handelt, die später ohnehin ausgeführt werden müssen. Mit dieser Argumentation lässt sich die Aufwandschätzung in der Regel dem Auftraggeber gegenüber auch besser verkaufen.

Bei der Aufwandschätzung sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

• Haben Sie die Ressourcen, die später die Arbeiten ausführen sollen, bei der Schätzung ausreichend einbezogen?
• Wurden die Schätzungen detailliert genug ausgeführt? Das heißt: Wurde die gesamte Projektarbeit in Vorgänge unterteilt, die sowohl für den Projektleiter als auch für den Projektmitarbeiter überschaubar sind?
• Wurden die notwendigen Vor- und Nacharbeiten für die jeweiligen Vorgänge mit eingeplant?
• Wurden die Qualifikationsanforderungen an die Ressourcen für die jeweiligen Vorgänge dokumentiert?

Ressourcenbedarfsschätzung getrennt vom Kapazitätsabgleich durchführen

Haben Sie den Ressourcenbedarf ermittelt und obige Fragen mit "Ja" beantwortet, können Sie die entsprechenden Ressourcen den einzelnen Vorgängen in Microsoft Project zuordnen. Ein typischer Fehler dabei ist, den Vorgängen die Ressourcen prozentual zuzuordnen (also z.B. mit 60% statt mit 100%). Der Planer will damit ausdrücken, dass die Ressource nicht zu 100% für die Projektarbeit zur Verfügung steht, da sie nicht den ganzen Tag an dem Vorgang arbeiten könne. Dieses Vorgehen ist jedoch aus inhaltlichen sowie aus praktischen Gründen problematisch.

Erstens ist es nicht Aufgabe der Ressourcenbedarfsschätzung, die Ressourcenverfügbarkeit zu berücksichtigen. Und zweitens kann sich der Planer zu diesem Zeitpunkt nicht sicher sein, welche Verfügbarkeit die Ressource zum geplanten Zeitpunkt tatsächlich hat. Ist die Ressource z.B. noch in anderen Projekten verplant oder nimmt ihr Tagesgeschäft mehr Zeit als die geschätzten 40% in Anspruch, würde die prozentuale Zuordnung nicht stimmen. Zudem sollten Ressourcen möglichst kompakt für ihre Aufgaben eingeplant werden, denn nur so bleiben Rüstkosten gering, die durch Parallelarbeiten entstehen.

Neben diesen inhaltlichen Gründen ist eine prozentuale Zuordnung auch für die praktische Umsetzung ungünstig, weil sie den Ressourcenabgleich in Microsoft Project komplizierter macht: Vorgänge kann man bei einem späteren  Kapazitätsabgleich leicht verschieben oder unterbrechen. Eine prozentuale Zuordnung lässt sich jedoch nur aufwändig anpassen. Bild 1 zeigt das anhand eines Beispiels, bei dem eine Ressource drei verschiedenen Vorgängen (20h, 10h und 8h Arbeit) jeweils mit unterschiedlichem prozentualen Anteil zugeordnet wurde. Durch Verschieben der Vorgänge auf der Zeitskala ist es nicht möglich, die Ressource vollständig auszulasten. Aufwändige Nacharbeiten, z.B. in einer tagesgenauen Anpassung der Arbeit in der Ansicht Ressource: Einsatz wären nötig.

Bild 1: Vorgänge mit prozentualer Zuordnung erschweren den Kapazitätsabgleich.

Wird die Ressource jedoch allen Vorgängen zu 100% zugeordnet (Bild 2), lässt sich die vollständige Auslastung leicht durch Verschieben erreichen. Eine 100%-Zuordnung erleichtert also den späteren Ressourcenabgleich. Der eigentliche Abgleich erfolgt jedoch erst nach Ermittlung der Ressourcenverfügbarkeit.

Bild 2: Kapazitätsabgleich bei Vorgängen mit 100%iger Zuordnung.

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