Microsoft Project wird von vielen Anwendern als komplex wahrgenommen. Manche Projektleiter – vor allem solche mit weniger Erfahrung – empfinden das Programm sogar als unberechenbar. Das äußert sich in Bemerkungen wie "Project rechnet wie es will" oder "Die Software zerschießt den Projektplan von alleine". Ursache sind selten echte Programmfehler, sondern meist die (zu) vielen Funktionen, standardmäßig aktivierte Automatismen, eine nicht standardisierte Methodik und insbesondere eine mangelnde Qualität bei der Projektstrukturierung – meist verbunden mit einer ungenügenden Abbildung der Struktur in Microsoft Project.

Im Grunde ist der Umgang mit Microsoft Project nicht schwer: Setzt man die richtigen Optionen, lässt sich die Bedienung deutlich vereinfachen. Doch das alleine reicht nicht aus, damit einen das Programm bei der Projektarbeit wirkungsvoll unterstützt – auch die richtige Vorgehensweise des Anwenders ist dafür entscheidend. Im Folgenden werde ich darum zum einen darstellen, welche Einstellungen man meiner Erfahrung nach am besten gegenüber dem Lieferzustand von Microsoft Project ändert. Zum anderen erfahren Sie, auf was Sie achten müssen, damit ein entsprechend konfiguriertes Programm auch wirklich die gewünschte Hilfestellung leistet.

Weniger ist mehr

Wie bei jeder anderen Anwendung aus dem Office System, ist auch bei Project der Funktionsumfang im Laufe der Jahre stetig gewachsen. Dies erschwert es dem Anwender, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden und erhöht gleichzeitig das Risiko, unbewusst Aktionen auszulösen, die zu unerwünschten Änderungen führen. Die folgenden drei Vorschläge tragen dazu bei, dieses Risiko zu verringern.

Drag and Drop deaktivieren

Das Verschieben von Inhalten mit der Maus (Drag and Drop) ist grundsätzlich eine nützliche Funktion, da sie in vielen Fällen Tastatureingaben ersetzt. Sie führt jedoch auch bei Profis leicht zu Fehlern. Zum Beispiel, wenn beim Versuch, einen Vorgang zu verschieben, nur der Name des Zielvorgangs überschrieben wird (Bild 1).

Bild 1: Fehlerrisiko durch Drag and Drop – Statt eines Vorgangs wird versehentlich der Vorgangsname verschoben.

Um solche Fehler zu vermeiden, kann unter Extras / Optionen / Bearbeiten die Option "Drag & Drop von Zellen ermöglichen" ausgeschaltet werden. Es handelt sich dabei um eine Client-Einstellung, d.h. diese wirkt sich auf alle Projektpläne aus, die aus diesem Benutzerprofil geöffnet werden.

Bild 2: Die Funktion "Drag & Drop" deaktivieren.

Nur Dauer und Anfang bearbeiten

Microsoft Project kennt an vielen Stellen keine Unterscheidung zwischen Eingabe- und Ausgabefeldern, d.h. die meisten Felder können für beide Zwecke verwendet werden. Hierdurch steigen die Freiheitsgrade und damit die Fehlermöglichkeiten. Ein Beispiel sind Eingaben in den Feldern "Dauer", "Anfang" und "Ende". Während die Eingabe im Feld "Dauer" nur zu einer Neuberechnung des Endtermins führt und damit in der Regel vom Anwender erwartet ist, führen Eingaben in den Feldern "Anfang" und "Ende" zum Setzen von Termineinschränkungen.

Die Eingabe eines neuen Datums in der Spalte "Anfang" setzt eine Termineinschränkung "Anfang nicht früher als" – ändert also die Position des Vorgangs so, dass er im Gegensatz zu der Standard-Termineinschränkung ("So früh wie möglich") an dem spezifizierten Datum beginnt (Bild 3).

Eine Eingabe im Feld "Ende" führt je nach vorheriger Aktion dazu, dass zwar der Endtermin wie erwartet auf den angegeben Termin gesetzt wird. Allerdings wird der Starttermin gleichzeitig verschoben und zudem wird die Termineinschränkung auf "Ende nicht früher als" gesetzt (Bild 4). Die Änderung des Anfangstermins ist in der Regel nicht erwartet, zudem ändert sich das Verhalten des Vorgangs im Gegensatz zu den anderen. Beides erhöht die Komplexität und führt leicht zu Fehlern.

Bild 3: Automatische Termineinschränkung "Anfang nicht früher als" bei Datumsänderung in Spalte "Anfang".

Es gibt keine Option in Microsoft Project, mit der man die Änderung des Ende-Datums verhindern kann. Die Empfehlung, nur die Felder "Dauer" und "Anfang" zu bearbeiten, sollte deshalb im Rahmen von Schulungen vermittelt werden, so dass eine einheitliche Vorgehensweise sichergestellt ist.

Bild 4: Automatische Termineinschränkung "Ende nicht früher als" bei Datumsänderung in Spalte "Ende".

Projektberater deaktivieren

Eine mit Version 2002 eingeführte neue Funktion ist der so genannte "Projektberater". Dieser Assistent hat das Ziel, den Benutzer beim Management eines Projekts an die Hand zu nehmen und durch die Anwendung zu führen. Grundsätzlich ist ein prozessorientierter Ansatz gut. Die Umsetzung hat jedoch zwei Schwächen, und zwar werden Änderungen z.T. direkt im Projektberater vorgenommen, d.h. die Änderung wird im Hintergrund durchgeführt, ohne dass der Anwender genau weiß wo. Damit schafft der Projektberater eine neue Oberfläche, die zusätzlich zu der normalen Menüstruktur gelernt werden muss. Die zweite Schwäche ist, dass sich der Projektberater des Internet Explorers bedient. Dadurch verlangsamt sich u.a. die Ladezeit der Anwendung, was die Akzeptanz reduziert.

Bild 5: Änderung im "Projektberater" werden im Hintergrund durchgeführt – der Anwender weiß jedoch nicht genau wo.

Der Projektberater lässt sich einfach über die Option "Projektberater anzeigen" auf dem Register "Oberfläche" unter Extras / Optionen deaktivieren (Bild 6). Dadurch werden auch die Symbolleiste "Projektberater" und der Seitenbereich "Projektberater" aus der Anwendung entfernt, was der Übersichtlichkeit zu Gute kommt. Diese Einstellung gilt unabhängig vom geöffneten Projekt.

Bild 6: Projektberater deaktivieren.

Automatismen abschalten

Auf den ersten Blick klingt es verlockend, wenn Microsoft Project das Management der Projekte automatisch durchführt. So vergeht auch kaum ein Gespräch mit Project-Anwendern, in dem nicht der Wunsch nach der einen oder anderen weitere Automatisierung geäußert wird. In der Praxis ist der Anwender jedoch häufig durch die bereits vorhandenen Automatismen überfordert. Im Hintergrund werden z.T. automatisch Dinge geändert, die dem Nutzer nicht bewusst sind; manche dieser Änderungen sind auch unpassend.

Planungs-Assistent

Auch der "Planungs-Assistent" soll den Benutzer bei der Arbeit unterstützen und ihn vor möglichen Fehleingaben bewahren. Grundsätzlich eine gute Idee – allerdings sind die Ratschläge nicht immer hilfreich und stören zudem den Arbeitsfluss. Ein Beispiel dafür ist die Funktion "Automatisches Verknüpfen": Liegen zwei Vorgänge zeitgleich und verschiebt man den zweiten auf einen direkt folgenden Termin, erscheint ein Dialog, der den Anwender zur Eingabe zwingt. Der in seinem Arbeitsfluss gestörte Benutzer, liest im Allgemeinen den gut gemeinten Ratschlag nicht, sondern klickt entnervt auf "OK". Dadurch wird eine Verknüpfung zwischen den beiden Vorgängen eingefügt, die u.U. nicht sinnvoll ist (Bild 7).

Bild 7: Verschiebt man den zweiten Vorgang auf einen direkt folgenden Termin, schlägt der Planungsassistent eine automatische Verknüpfung vor.

Die Ratschläge des "Planungs-Assistenten" können Sie unter Extras / Optionen auf dem Register "Allgemein" deaktivieren (Bild 8).

Bild 8: Den Planungsassistenten deaktivieren.

Automatische Verknüpfungen

Ein weiteres Beispiel für einen fehleranfälligen Automatismus ist das automatische Verknüpfen beim Einfügen neuer oder beim Verschieben verknüpfter Vorgänge.

Wenn z.B. zwei Vorgänge mit einer normalen Ende-Anfang-Vorgangsfolge verknüpft sind und der Projektleiter einen neuen Vorgang zwischen diesen beiden Vorgängen einfügen möchte, wird die ursprüngliche Verknüpfung zwischen den beiden Vorgängen aufgehoben. Der neue Vorgang wird Nachfolger des ersten Vorgangs und Vorgänger des ursprünglich zweiten Vorgangs (Bild 9). Gerade bei Plänen, die bereits ausgeplant und terminiert sind, ist dies eine häufige Fehlerursache, da ein solches Verhalten meist nicht erwartet wird. Oft werden die Änderungen erst zu einem späteren Zeitpunkt anhand von Folgeerscheinungen bemerkt, was die Problematik verschärft.

Das Gleiche passiert, wenn Vorgänge verschoben werden. Project ändert die Verknüpfungen dann in der Reihenfolge der Vorgänge.

Bild 9: Werden Vorgänge nachträglich eingefügt, passt Project die Verknüpfungen automatisch an.

Um das automatische Verknüpfen abzuschalten, deaktivieren Sie auf dem Register "Terminplan" die Option "Eingefügte oder verschobene Vorgänge automatisch verknüpfen" (Bild 10).

Bild 10: Automatisches Verknüpfen deaktivieren.

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